MINUTA DE REUNIÓN 📝

Fecha : 10 de Noviembre de 2025 Tema Central: Análisis del Ciclo Comercial y Definición de Requerimientos para la Implementación (Microsip y CRM).

Participantes:

• Business Analyst.
• Representante de la Empresa Cliente: (Liderando la exposición de procesos de Ventas y Administración ).

🎯 Acuerdos Clave

Se establecieron los siguientes acuerdos para la implementación y el control operativo y administrativo:

1. Integración de la Trazabilidad: Se utilizarán documentos internos (pedidos, órdenes de trabajo, remisiones) para amarrar la orden de compra del cliente, los testigos fotográficos de instalación y las facturas, asegurando que no se facture sin contar con todos los requisitos.
2. Control de Inventario y Lonas: El sistema Microsip controlará los inventarios de insumos (tinta, lonas) y también las lonas retiradas que ingresan a la bodega, ya que estas se revenden. Se deberán establecer ubicaciones para el área de impresión y el área de instalaciones.
3. Gestión de Bloqueos: Se buscará automatizar el proceso de bloqueos (reservaciones de espacios) para evitar conflictos humanos y por correo electrónico. El sistema deberá implementar las reglas internas, como la formación de filas de bloqueo según la hora de solicitud y la prohibición de bloquear sitios a un mismo cliente por 15 días.
4. Clasificación de Pedido para Incentivos: Es crucial clasificar el pedido (Venta Normal, por Inventario/Apex) para determinar correctamente si aplica el incentivo (rebate) de la agencia o si se aplica un descuento (30-35%) sin comisión.
5. Facturación por Conducto y Directa: Se utilizarán las funcionalidades del sistema para distinguir entre la facturación "Por Conducto" (a nombre de la agencia) y la "Facturación Directa" (a nombre del anunciante), utilizando el concepto de "consignatario" en Microsip.
6. Control de Participaciones de Agencias: Se utilizarán Órdenes de Compra internas para cada participación anual (incentivo/rebate) para controlar los pagos parciales y asegurar que el gasto quede en el ejercicio fiscal correcto.
7. Comisiones (Etapas): Dada la complejidad del esquema de comisiones, la primera etapa será generar un reporte en Excel alimentado por los datos del sistema, y la segunda etapa considerará el uso de tableros potenciados para cálculos más avanzados.
8. Registro de Cobros: Se integrará la identificación de pagos en el sistema para emitir el complemento de pago y actualizar los saldos.

📋 Estructura de Temas Discutidos (Informe Minuta)

A continuación, se presenta la lista de temas abordados, siguiendo la estructura del esquema inicial proporcionado y complementado con el análisis conversacional:

VENTAS